Datenschutzhinweise

Verantwortlich

Betreiberangaben werden derzeit ergaenzt.

Was dieser Dienst tut

Der Dienst verbindet dein LMU-Postfach mit KI-Assistenten deiner Wahl. Er greift per IMAP/SMTP auf die Mailserver des LRZ zu – nur dann, wenn ein von dir verbundener Assistent eine Aktion ausfuehrt.

Welche Daten gespeichert werden

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort. Das Passwort wird mit AES-256-GCM verschluesselt; der Schluessel ist ausschliesslich in den Tokens des verbundenen Dienstes enthalten (Tokens selbst speichern wir nur als Hash). Mit Widerruf der Verbindung wird alles geloescht.
• Zugriffsprotokoll: Zeitpunkt, verbundener Dienst, Art der Aktion und Metadaten wie Ordnername oder Anzahl Nachrichten/Empfaenger – keine E-Mail-Inhalte, Betreffzeilen oder Adressen von Empfaengern. Aufbewahrung 30 Tage.
• Fehlgeschlagene Anmeldungen: IP-Adresse und E-Mail-Adresse, 24 Stunden (Schutz vor Passwort-Raten).
• Server-Logs: Der Webserver protokolliert Zugriffe (IP-Adresse, Zeit, aufgerufene Adresse).

Keine Speicherung von E-Mail-Inhalten

E-Mails werden nur bei einer Anfrage vom LRZ geladen und direkt an den anfragenden Assistenten weitergegeben; der Dienst speichert keine Inhalte.

Weitergabe an KI-Dienste

Die Inhalte, die dein Assistent abruft, werden an den jeweiligen Anbieter (z. B. Anthropic, OpenAI) uebertragen und dort nach dessen Datenschutzbestimmungen verarbeitet – ggf. auch ausserhalb der EU. Das betrifft auch personenbezogene Daten Dritter, die dir geschrieben haben. Bitte pruefe, ob das fuer deine E-Mails zulaessig ist.

Deine Rechte

Unter Mein Konto kannst du Verbindungen widerrufen, das Zugriffsprotokoll einsehen und alle Daten loeschen. Es gelten die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO; Beschwerden an die zustaendige Aufsichtsbehoerde (in Bayern: BayLDA).

Hosting

Server in der EU (Hostinger), TLS-verschluesselte Verbindungen (Let’s Encrypt).